Aftrekbare beroepskosten: optimaliseer ze als zelfstandige

Aftrekbare beroepskosten verlagen je belastbaar inkomen. Dat betekent: minder belastingen en meer overhouden. Maar de fiscus is streng. Onterecht ingebrachte kosten kunnen leiden tot boetes of extra controles. Enkel als de uitgave professioneel én noodzakelijk is voor je activiteit, komt ze in aanmerking.

Do’s: dit mag je zeker inbrengen

• Aankoop auto: vanaf 2026 zijn enkel 100% elektrische bedrijfswagens (of voertuigen zonder CO2 uitstoot) aftrekbaar.
• Verplaatsingskosten: Brandstof, openbaar vervoer, parkeertickets of een kilometervergoeding? Alles wat je nodig hebt om je job uit te oefenen is (gedeeltelijk) aftrekbaar. Heb je een elektrische auto op de zaak? Dan is ook de installatie van een laadpaal aftrekbaar.
• Kantoormateriaal: van bureaustoel tot laptop: alles wat je professioneel gebruikt, mag je inbrengen.
• Internet en telefoon: gebruik je deze diensten deels privé? Dan mag je het beroepsmatig percentage aftrekken.
• Opleidingen en seminars: alles wat je kennis en vaardigheden op peil houdt, is een geldige beroepskost.
• Verzekeringen: een aantal verzekeringen zijn fiscaal aftrekbaar: denk onder andere aan een omzetverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, een autoverzekering of een rechtsbijstandsverzekering.
• Representatiekosten: recepties, relatiegeschenken of zakendiners zijn beperkt aftrekbaar. Check dus goed de percentages per kostencategorie.

Don’ts: hiermee ga je de mist in

• Privékosten vermommen als zakelijk: een restaurantbezoek met je partner als klantenmeeting opgeven? De fiscus doorziet dit snel.
• Geen bewijzen bijhouden: zonder factuur of bonnetje geen aftrek. Zorg voor een sluitende administratie.
• Kleding inbrengen: tenzij het om specifieke werkkledij gaat, zoals een overall of veiligheidsschoenen, blijft je nieuwe outfit een privé-uitgave.
• Woonkosten volledig aftrekken bij thuiswerk: enkel het gedeelte van je woning dat je écht beroepsmatig gebruikt, komt in aanmerking.
• Dubbele boeking: betaal je iets privé en wil je het ook nog eens zakelijk inbrengen? Dat leidt gegarandeerd tot problemen.
• Kosten gemaakt vóór je officiële opstart: deze zijn enkel aftrekbaar als ze aantoonbaar met je latere activiteit verband houden en als opstartkosten correct geboekt werden.

Tips om dit goed aan te pakken

• Wees kritisch: vraag je bij elke uitgave af: “Heb ik dit écht nodig voor mijn werk?”
• Gebruik een boekhoudtool: digitale tools maken het makkelijker om kosten correct bij te houden.
• Sla je bonnetjes veilig op: digitaal of op papier. Je moet ze minstens zeven jaar bewaren.
• Overleg met je boekhouder: twijfel je over een kost? Eén telefoontje kan veel problemen voorkomen. Kies liefst een boekhouder met ervaring in je sector en voorkom zo problemen bij een controle of bij je belastingsaangifte.
• Noteer bij elke factuur of bon het professionele doel: dat helpt om tijdens een fiscale controle snel duidelijkheid te bieden.

Gepubliceerd op 03/06/2025